הפקת אירועי חברה ומכירות

10.2018

 

עצות ודגשים לרכש הפקת אירועים

המאמר הנוכחי מדבר על על הוצאה הולכת וגדלה בארגונים, שכיום מנוהלת בידי משאבי אנוש בשילוב מחלקת הרכש -  הפקת אירועי עובדים ומכירות.

במרבית הארגונים מדובר על הוצאה שנתית קבועה החוזרת על עצמה מיד שנה, ואף מספר פעמים בשנה.

ניהול שירותי הפקה בצורה יעילה הינו קריטי מכיוון שאין מדובר בהוצאת רכש שוטפת, אלא הוצאה פרויקטאלית נקודתית.

בין אם מדובר במסיבות חגים מרכזיות, טקס חגיגי, כנס מקצועי, או ימי גיבוש לעובדים – להפקת האירוע משמעות מרכזית לצורך שמירה על שם בעל רמה גבוהה וביקורות חיוביות.

מכאן נובע גם מספר גבוה של תחומים בהם יש להבין בצורה מדוקדקת, ושמחסור בהבנה זו משמעותו סיכון האירוע מבחינת מוניטין ואף בטיחות לארגון, וכמובן הפסד כספי לא מבוטל !

מעבר לכך, אף ארגון אינו מעוניין שהאירוע ייתפס וייזכר ככישלון שעלול להתפרש כחוסר מקצועיות, ולהשפיע על תדמית הארגון בעיני העובדים ועל אחת כמה וכמה - הלקוחות.

פה נכנסת לתמונה עלות השירותים המתקבלים, וכן התמודדות עם ספקי השירותים והציוד הרלוונטיים.
היות ותחום שירותי ההפקה מורכב מטבעו, הוא מתחלק למספר תחומים ותתי תחומים הדורשים הבנה, ביניהם :

א.      כיבוד וקייטרינג – אחת ההוצאות הגדולות והבסיסיות באירוע, אשר נעה בד"כ בין 30%-50% מסך ההוצאה. בין אם מדובר באירוע סטנדרטי הכולל תפריט "צלחת מזלג", ובין אם בארוחה מלאה ויוקרתית יותר בישיבה סביב שולחנות, הכוללת קינוחים ומורכבת מתפריטים וייחודיים יותר.

יש לזכור פקטורים משמעותיים כגון נושא הכשרות הרלוונטית, ונושא השתייה – האם שתייה רגילה, האם כולל אלכוהול תוצרת הארץ / תוצרת חוץ ועוד.

כיום חברות קייטרינג ישנן בשוק בשפע והתחרות בין הספקים גדולה, ומכאן יכולת מיקוח תוכל להביא לחסכון משמעותי.

ב.      מיקום / לוקיישן – בחירת מיקום מייצגת משמעות גדולה לאופי האירוע. השיקולים העיקריים בד"כ הם האם המיקום קרוב למרבית האורחים, האם הגישה נוחה, האם המקום מרשים ומטופח, וכמובן – האם נחשב יוקרתי ואיכותי בשוק.

ג.       ריהוט וריהוט אלטרנטיבי – כאן נכנס גם נושא הנוחיות : האם נדרשת ישיבה ובאיזו תצורה, האם האירוע בשטח פתוח או במתחם סגור, האם מתאים לקונספט, והאם הפריטים נקיים מתוחזקים היטב. גם כאן ישנם לא מעט ספקים אשר משכירים ציוד וריהוט לאירועים, ובחירה של ספק מתאים חשובה מאוד הן בפן הכלכלי והן בפן התחושתי לאורחים.

ד.      הגברה ותאורה – אחד הפרמטרים הקריטיים ביותר להצלחת האירוע. אף מנכ"ל אינו מעוניין שהמיקרופון לא יפעל לפתע, הרמקולים יהיו תקולים, או שפנס התאורה יכבה בפתאומיות.

שוק ההגברה והתאורה מוצף בספקים החל מעסקים קטנים פרטיים, ועד לחברות ענק. יש לוודא כי לספק ציוד איכותי ביותר המתוחזק היטב, אנשי צוות טכניים מקצועיים, כמו גם עלות ריאלית לשוק ותואמת לתקציב האירוע.

ה.     בינוי במות, אוהלים, וגידור – במה הינה מוצר בסיסי בקיום אירוע כאשר מופיע אמן או הרכב מוסיקלי. כמו כן באירועים הכוללים אורחים גדולים יותר נדרש תיחום בגדרות מסוגים שונים, ואף בינוי אוהלים והצללות. יש לזכור כי עבודות בינוי לעתים דורשות עלויות נוספות כגון מהנדס קונסטרוקציה, ובכלל עלות עבודות אלו תופסת חלק נרחב של אף למעלה מ20% מעלות האירוע, בייחוד באירועים גדולים.

ו.        מסכים והקרנה – טכנולוגיה בימינו מספקת שלל אפשרויות לנוחות וראווה. מסכי LED, מקרנים ייחודיים, ניידות שידור, כל אלו מאפשרים לאירוע להחוות ולהיות מושקע יותר, ולהיזכר לטובה.

גם בתחום זה קיימים ספקים וחברות רבות המספקות ציוד דומה בגדלים שונים, אשר יש להתאים לפי צרכי האירוע. חברה בעלת ציוד איכותי וצוות טכני מיומן חשובים בהחלט להצלחה, ומכאן גם נגזרת עלותם.

 

לסיכום – תחום ההפקה הינו מורכב ביותר, ועל כן יש לפנות לחברות מקצועיות בעלות שם.

כיום פועלות בארץ למעלה מ100 חברות הפקת אירועים, אשר מספקות פתרון לכל סוגי האירועים, החל מטקסים פשוטים, וכלה באירועים מורכבים חוצי ערים ומדינות.

ותק החברה, היכרותה בשוק, והמוניטין שלה – מהווים פרמטרים חשובים להצלחת האירוע, וכמובן לחסכון כספי.

 

לקבלת פרטים נוספים והצעת מחיר, ניתן לפנות אלינו :  076-5400283 או במייל [email protected]