19.05.2016

מאמר בנושא ציוד טכני וחשמלי

הנושא הרביעי שנעסוק בו בקטגוריות הרכש הכללי (MRO) הוא ציוד טכני וחשמלי.

נושאים אלה הולכים בדרך כלל ביחד, אך עם זאת ניתן להבחין בשתי קטגוריות שונות של ציוד טכני וציוד חשמלי. הקטגוריה של ציוד טכני כוללת בתוכה: כלי עבודה, חומרי צבע, מוצרי בידוד, פרזול, אנסטלציה וכו'.
הקטגוריה של ציוד חשמלי כוללת בתוכה: גופי חימום, תאורה, סטרטרים וכו'.

קיימים ספקים של ציוד טכני וחשמלי המספקים ברמה ארצית. עם זאת, נושא האספקה השוטפת ואמינות הספק הם קריטיים בתהליך הרכישה מכיוון שמדובר במגוון רחב עם שוני בין המוצרים.
מניסיוננו, לכל איש טכני/מחסן יש את הספק איתו הוא רגיל לעבוד ומשוכנע כי אצלו המחירים הכי משתלמים. כשנכנסים לתוך הנתונים מתגלה לא פעם, כי אכן לספק מחירים טובים בתחום מסוים אך בתחום אחר המחירים גבוהים מהמקובל בשוק ועל כך הארגון מפסיד כסף.

להלן מספר דגשים ועצות לבניית תהליך חכם לרכש ציוד טכני וחשמלי :

1.    בשלב הראשון מומלץ לבצע מיפוי נכון של הפריטים, הכמויות והגדרות חד חד ערכיות  שמותאמות להגדרות שוק שהספקים מכירים. מומלץ גם לבצע חלוקה לפי תחומים של ציוד טכני וציוד חשמלי.

ההחלטה לגבי הספקים תלויה בגובה הרכישה השנתית ובלוגיסטיקה של האספקה. לדוגמא: אם מדובר בחברה עם אתר אספקה אחד, מומלץ לעבוד עם ספק בכל תחום, ואז גם לכם וגם לספק זה ישתלם. אך במידה ומדובר בחברה עם אתרים רבים, וחלקם גם מרוחקים, לא מומלץ לפרק את הסל למספר תחומים וספקים, כי הכדאיות של הספק יורדת וזה מתבטא במחיר.

2.    לעיתים קרובות ארגונים מבצעים אחת לכמה ימים/שבועות תהליך של בקשה להצעת מחיר של אלפי שקלים בודדים לציוד טכני וחשמלי. מדובר בתהליך מייגע שלוקח הרבה זמן, ובדרך כלל עובדים עם אותו ספק וגם משיגים מחיר פחות טוב. בתחום כמו ציוד טכני וחשמלי שיש תחרות עזה, עדיף לבנות כתב כמויות שנתי שנותן תחזית צריכה לספק, ולקבל הצעות מחיר לשנה או יותר. במקרה הזה הספק יכול לתת מחירים יותר טובים כי הוא מקבל שקט לשנה, והוא גם מתחרה על סכום משמעותי, ולא כל פעם אלפי ש"ח. גם מבחינת הלקוח, נוצר חיסכון משמעותי בזמן ובכסף.

במקרה הזה קיבלנו מחירון קבוע, ואפשר להזמין בכל עת, ואף להיעזר באתרי הזמנה נוחים וידידותיים.

3.    הגדרת הפריטים: חשוב מאד לטייב את הנתונים ולייצר הגדרות חד חד ערכיות. הגדרות לא נכונות שנובעות בדרך כלל מיוזמה מקומית של המזמין, גם גוררות קבלת מחיר לא תואם, וגם אספקה של מוצר לא מתאים.

חשוב מאד בכתב הכמויות השנתי לעבור על ההגדרות, לתקן אותם, להשתמש בהגדרות של היצרנים כולל הגדרה של יחידת מידה, צבע, אריזה וכיו"ב. כדאי לבצע השוואת מחירים דרך אינטרנט או ספקים על מנת לקבל תמונת מצב בהירה ככל הניתן על הפריטים.

4.    חשוב להגדיר יחידות מידה תואמות שוק. הרבה פעמים אנחנו יוצרים בקשה להצעת מחיר שבהן מגדירים יחידות בודדות לכל פריט, וכשבאים להזמין נתקלים בסירוב של הספק, ובאפשרות להזמין רק במארזים או בכמויות מינימום. חשוב להגדיר מול הספק מראש אפשרות להזמין פריטים בודדים או לדעת מה המינימום אצל כל ספק, ולשקלל את הנתון הזה בהחלטה על הספק הזוכה.

5.    במקרה של חברה או קבוצה עם מספר אתרים, מומלץ לחלק את סל הרכישות לפי איזור גיאוגרפי, ואז גם לעבוד עם ספקים מקומיים קטנים שמתחרים בגדולים בשירות הצמוד, ולעיתים גם במחיר. אפשר גם לבחור ספק אחד ארצי, וספק בכל איזור, וכך תזכו לשירות תחרותי ואיכותי בכל תקופת ההסכם.

6.    ומה עושים עם פריטים שלא הכנסנו למחירון וצצים במהלך השנה ?

גם לזה יש לנו פתרון, אבל הפעם צריך קצת להתאמץ ולהרים לנו טלפון ל- 076-5400283 או לשלוח מייל [email protected]