- המוקד הארגוני
שיפור תהליכים וחתירה למצוינות ברכש - המוקד הכלכלי
שיפור הסכמים וחיסכון בעלויות הרכש באמצעות טכנולוגיה ומרכזי ידע - המוקד האנושי
שירותי השמה, מיקור חוץ והדרכות לאנשי הרכש
11.02.2016
עצות ודגשים לביצוע בקשה להצעת מחיר לציוד משרדי
על מה חשוב להקפיד שבונים בקשה להצעת מחיר לאספקה של ציוד משרדי, ניר צילום ומתכלים?
להלן מספר דגשים ועצות לבניית תהליך חכם לרכש ציוד משרדי :
1.ניתן לפנות לספקים שמספקים את כל סל הפריטים, אך ניתן גם לחלק את הבקשה לפי תחומים : ציוד משרדי, נייר ומתכלים.
ההחלטה תלויה בגובה הרכישה השנתית ובלוגיסטיקה של האספקה. לדוגמא : אם מדובר בחברה עם אתר אספקה אחד, מומלץ לעבוד עם ספק בכל תחום, ואז גם לכם וגם לספק ישתלם לעבוד איתכם. אך במידה ומדובר בחברה עם אתרים רבים, וחלקם גם מרוחקים, לא מומלץ לפרק את הסל למספר תחומים וספקים, כי הכדאיות של הספק יורדת וזה מתבטא במחיר.
2. אנחנו רואים לעיתים קרובות ארגונים שמבצעים אחת לכמה שבועות/חודש תהליך של בקשה להצעת מחיר של אלפי שקלים בודדים לציוד משרדי. מדובר בתהליך מייגע, לוקח הרבה זמן, ובדרך כלל עובדים עם אותו ספק ולרוב גם משיגים מחיר פחות טוב. בתחום כמו ציוד משרדי שיש תחרות עזה ורמת מחירים קבועה לאורך השנים, עדיף לבנות כתב כמויות שנתי שנותן תחזית צריכה לספק, ולקבל הצעות מחיר לשנה או יותר. במקרה הזה הספק יכול לתת מחירים יותר טובים כי הוא מקבל שקט לשנה, והוא גם מתחרה על סכום משמעותי, ולא כל פעם אלפי ש"ח. גם מבחינת הלקוח, נוצר חיסכון משמעותי בזמן ובכסף.במקרה הזה קיבלנו מחירון קבוע, ואפשר להזמין בכל עת, ואף להיעזר באתרי הזמנה נוחים וידידותיים.
3. הגדרת הפריטים : חשוב מאד לטייב את הנתונים ולייצר הגדרות חד חד ערכיות.הגדרות לא נכונות שנובעות בדרך כלל מיוזמה מקומית של המזמין, גם גוררות קבלת מחיר לא תואם, וגם אספקה של מוצר לא מתאים.
חשוב מאד בכתב הכמויות השנתי לעבור על ההגדרות, לתקן אותם, להשתמש בהגדרות של היצרנים כולל הגדרה של יחידת מידה, צבע ,אריזה וכיו"ב.
ככל שתהיו יותר מדויקים, כך המחיר והמוצר שתקבלו יהיה בהתאמה גבוהה יותר.
4. חשוב להגדיר יחידות מידה תואמות שוק. מה הכוונה ? הרבה פעמים אנחנו יוצרים בקשה להצעת מחיר שאנחנו מגדירים יחידות בודדות לכל פריט, וכשבאים להזמין נתקלים בסירוב של הספק, ובאפשרות להזמין רק במארזים או בכמויות מינימום. חשוב להגדיר מול הספק מראש אפשרות להזמין פריטים בודדים או לדעת מה המינימום אצל כל ספק, ולשקלל את הנתון הזה בהחלטה על הספק הזוכה.
5. במקרה של חברה או קבוצה עם מספר אתרים, מומלץ לחלק את סל הרכישות לפי איזור גיאוגרפי, ואז גם לעבוד עם ספקים מקומיים קטנים שמתחרים בגדולים בשירות הצמוד, ולעיתים גם במחיר. אפשר גם לבחור ספק אחד ארצי, וספק בכל איזור, וכך תזכו לשירות תחרותי ואיכותי בכל תקופת ההסכם .
לקבלת פרטים נוספים והצעת מחיר, ניתן לפנות אלינו : 076-5400283 או במייל [email protected]